Elektronische Zeiterfassung im Handwerk: Was der Gesetzentwurf für deinen Betrieb heißt

Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) plant laut Handwerksblatt eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen ausgenommen sein, für alle anderen soll es Übergangsfristen geben. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen, aber wer mehr als zehn Leute beschäftigt, sollte sich jetzt vorbereiten. Denn der Zettel auf dem Armaturenbrett wird dann zum Problem.

Was geplant ist

Nach dem Bericht des Handwerksblatts vom 1. November 2026 befindet sich der Gesetzentwurf des BMAS in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Ein Kabinettsbeschluss und ein Datum für das Inkrafttreten sind dort nicht genannt. Geplant ist eine Änderung von § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden.
• Die Aufzeichnung kann von den Beschäftigten selbst oder von Dritten erfolgen. Der Arbeitgeber kann sie delegieren.
• Beschäftigte können Auskunft über ihre Aufzeichnungen verlangen und gegebenenfalls eine Kopie erhalten.

Abweichungen soll es über Tarifverträge geben, etwa bei der elektronischen Form oder beim Zeitpunkt der Aufzeichnung. Laut Handwerksblatt gilt die Pflicht zur elektronischen Form nicht für Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern.

Für wen es wann gelten soll

Für die elektronische Form sind nach dem Bericht Übergangsfristen ab Inkrafttreten vorgesehen:

• ab 250 Arbeitnehmern: 1 Jahr
• 50 bis unter 250 Arbeitnehmer: 2 Jahre
• unter 50, aber mehr als 10 Arbeitnehmer: 5 Jahre

Das heißt: Ein Betrieb mit 15 Mitarbeitern hätte nach dem jetzigen Stand fünf Jahre Zeit für die elektronische Form. Das ist kein Grund, die Hände in den Schoß zu legen. Die Pflicht zur Zeiterfassung selbst besteht nach dem Bericht schon heute: Das Bundesarbeitsgericht hat sie im September 2022 bejaht, Auslöser war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18).

Welche Grenze am Ende im Gesetz steht, entscheidet sich erst im Verfahren. Im Bericht ist einmal von „nicht mehr als zehn“ und einmal von „weniger als zehn“ Beschäftigten die Rede. Prüf den Wortlaut, sobald der Entwurf veröffentlicht ist.

Warum der Zettel dir schon heute Geld kostet

Meine Meinung: Der Gesetzentwurf ist nur der Anlass. Das eigentliche Problem sind handgeschriebene Zettel, die im Büro nachgetippt werden. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Ein typisches Bild: Ein SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern sammelt freitags die Stundenzettel ein. Zwei fehlen, einer ist unleserlich, und die Bürokraft ruft hinterher. Am Monatsende fehlen Stunden für die Abrechnung nach Aufwand. Das ist Geld, das du verschenkst.

Dazu kommt die Frage, was als Arbeitszeit zählt. Fahrten zur Baustelle sind ein Dauerthema, mehr dazu im Beitrag zur Fahrzeit als Arbeitszeit. Was zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung heute schon gilt, steht im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung als Pflicht. Und wie sich die geplante Reform der Wochenarbeitszeit auswirken könnte, steht im Beitrag zur Wochenarbeitszeit im Handwerk.

Erst Prozess, dann Software

Bevor du ein Zeiterfassungssystem kaufst, kläre die Regeln. Sonst bildet die Software dein Chaos nur digital ab.

• Wann beginnt die Arbeitszeit: am Hof, beim Kunden, an der Haustür?
• Wer erfasst: der Mitarbeiter selbst, der Vorarbeiter für das Team?
• Wer prüft, und wann werden Korrekturen freigegeben?
• Wie landen die Stunden im Auftrag und in der Lohnabrechnung?

Wenn diese vier Fragen geklärt sind, läuft fast jedes brauchbare System. Wie das konkret aussehen kann, steht im Beitrag zur Zeiterfassung für SHK-Mitarbeiter. Beim Datenschutz gilt: Arbeitszeitdaten sind Beschäftigtendaten, hol dir bei der Auswahl des Systems einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was du jetzt tun solltest

1. Mitarbeiterzahl prüfen. Zähl nach, wie viele Arbeitnehmer du beschäftigst und in welche Gruppe du fallen würdest.
2. Regeln aufschreiben. Lege Arbeitsbeginn, Fahrzeiten und Pausen schriftlich fest.
3. Ist-Zustand prüfen. Schau, wie viele Zettel pro Woche fehlen oder nachgetragen werden müssen.
4. Zuständigkeit klären. Bestimme, wer erfasst, wer prüft und wer freigibt.
5. Erst dann Systeme vergleichen. Teste mit einem Team, bevor du alle umstellst.

Häufige Fragen

Muss ich schon jetzt elektronisch erfassen? Nach dem Handwerksblatt-Bericht besteht die Pflicht zur Zeiterfassung bereits nach dem BAG-Urteil von 2022. Die elektronische Form ist erst Teil des geplanten Gesetzes.

Gilt die Pflicht auch für Betriebe mit zehn Mitarbeitern? Nach dem jetzigen Entwurfsstand sind Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern ausgenommen. Der genaue Wortlaut muss noch geprüft werden.

Kann ich die Erfassung an die Mitarbeiter delegieren? Laut Entwurf kann die Aufzeichnung durch die Beschäftigten selbst oder durch Dritte erfolgen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

Fazit

Die elektronische Zeiterfassung ist im Handwerk noch Entwurf, aber die Richtung ist klar. Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten bekommen nach jetzigem Stand Übergangsfristen. Nutze die Zeit, um erst deine Regeln und Abläufe zu klären und danach ein System zu wählen. Dann ist die Pflicht kein Schreckgespenst, sondern ein Nebeneffekt von sauberen Abläufen.

Stand: November 2026. Grundlage ist der Bericht des Handwerksblatts vom 1. November 2026 zum Entwurf des BMAS, der Entwurf selbst wurde nicht geprüft. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.