Arbeitszeiterfassung Pflicht im Handwerk: Was der Gesetzentwurf für deinen Betrieb bedeutet

Die elektronische Arbeitszeiterfassung soll gesetzliche Pflicht werden. Laut Handwerksblatt (Stand: 1. Oktober 2026) stimmt die Bundesregierung derzeit einen Entwurf des Bundesarbeitsministeriums ab. Für dich als Inhaber heißt das: Wer mehr als zehn Mitarbeiter hat, sollte jetzt klären, wie die Stunden im Betrieb erfasst werden. Nicht erst, wenn das Gesetz in Kraft ist.

Was im Entwurf steht

Nach den Angaben des Handwerksblatts soll künftig elektronisch erfasst werden, wann die Arbeit beginnt, wann sie endet und wie lang sie dauert. Du darfst die Erfassung an deine Mitarbeiter oder an Dritte übertragen, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.

Ausgenommen sein sollen Arbeitgeber, die nicht mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen. Für alle anderen sind Übergangsfristen ab Inkrafttreten vorgesehen: mindestens ein Jahr bei 250 und mehr Beschäftigten, zwei Jahre bei 50 bis 249 Beschäftigten und fünf Jahre bei 11 bis 49 Beschäftigten. Tarifpartner sollen abweichen können.

Wichtig: Das ist ein Entwurf. Ein Inkrafttreten ist laut Handwerksblatt nicht terminiert, und im Gesetzgebungsverfahren kann sich noch vieles ändern.

Was heute schon gilt

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist nicht neu. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt, dass Arbeitgeber in Deutschland ein solches System einführen müssen. Das geht aus der Darstellung der IHK Rhein-Neckar hervor.

Heute darf die Erfassung noch auf Papier oder in Excel passieren. Der Entwurf würde die elektronische Form zum Standard machen. Der Zettel auf dem Armaturenbrett wäre dann ein Auslaufmodell.

Das bedeutet auch: Wer heute schon sauber erfasst, hat später kaum Umstellungsaufwand. Wer heute gar nichts erfasst, hat schon jetzt ein Risiko, unabhängig davon, was im Bundestag passiert.

Was das Handwerk dazu sagt

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert laut Handwerksblatt Ausnahmen für kleine Betriebe. Er verweist darauf, dass der Europäische Gerichtshof Ausnahmen für kleinere Unternehmen oder bestimmte Branchen ausdrücklich zugelassen hat.

Meine Meinung: Die Sorge ist berechtigt. Ein Betrieb mit elf Mitarbeitern hat kein Personalbüro. Wenn die Pflicht kommt, sollte sie so gestaltet sein, dass sie ohne Zusatzaufwand im Büro funktioniert. Das Problem ist selten die Erfassung selbst. Es sind die Insellösungen drumherum: Stundenzettel hier, Bautagebuch dort, Lohnabrechnung beim Steuerbüro.

Was das im SHK-Alltag heißt

Im Büro ist Zeiterfassung ein Klick. Auf der Baustelle sieht es anders aus: Der Monteur startet im Lager, fährt zur ersten Baustelle, wechselt mittags zum Notdienst und kommt abends über den Großhandel zurück. Wann beginnt hier die Arbeitszeit, wann endet sie, und was zählt als Pause?

Genau diese Fragen musst du für deinen Betrieb beantworten, bevor irgendein Gesetz sie dir stellt. Typische Streitpunkte sind Fahrzeiten, Rufbereitschaft, Materialholen und das Aufladen des Fahrzeugs am Morgen. Wenn das nicht geregelt ist, entscheidet am Ende jeder Monteur nach Gefühl, und deine Auswertung ist wertlos.

Ein typischer SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern hat hier oft drei verschiedene Gewohnheiten gleichzeitig: Die einen schreiben abends Zettel, die anderen schicken Fotos per Messenger, und das Büro rechnet es zusammen. Das kostet jede Woche Stunden, die du besser für Angebote oder Planung nutzt.

Warum Struktur wichtiger ist als die App

Ich sehe in Betrieben immer wieder dasselbe: Es wird eine Zeiterfassungs-App gekauft, aber niemand hat festgelegt, wer die Stunden prüft, bis wann sie erfasst sein müssen und wie Pausen, Fahrzeiten und Bereitschaft behandelt werden. Dann tippen die Monteure irgendwann irgendetwas ein, und das Büro korrigiert abends nach.

Aus meiner eigenen Erfahrung im Betrieb: Erst die Regeln, dann das Werkzeug. Ob dein Betrieb am Ende unter die Pflicht fällt oder nicht, die Regeln brauchst du ohnehin. Sie schützen dich bei Streit um Überstunden und liefern dir die Grundlage für die Nachkalkulation. Wie das konkret im Alltag aussieht, steht im Beitrag zur Zeiterfassung für SHK-Mitarbeiter.

Was du jetzt tun solltest

1. Kopfzahl prüfen. Zähl nach, wie viele Arbeitnehmer du beschäftigst, und notier dir, welche Übergangsfrist für dich gelten würde, falls der Entwurf so kommt.
2. Ist-Zustand aufschreiben. Wer erfasst heute wie und wo seine Zeiten, auf Papier, in Excel oder digital? Wo gibt es Lücken?
3. Regeln festlegen. Bestimme, wann erfasst wird (am besten am selben Tag), wer prüft und wie Pausen und Fahrzeiten behandelt werden.
4. Eine Datenquelle schaffen. Die erfassten Stunden sollen nur einmal eingegeben werden und von dort in Lohn und Auftragsabrechnung fließen.
5. Entwurf im Blick behalten. Verfolge, ob und wie das Gesetz beschlossen wird, und entscheide erst danach über größere Anschaffungen.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung schon? Nach EuGH-Urteil und Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Neu wäre laut Entwurf vor allem die verbindliche elektronische Form.

Bin ich als kleiner Betrieb betroffen? Nach dem Entwurf sollen Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern von der elektronischen Pflicht ausgenommen sein. Das ist noch nicht beschlossen.

Muss ich sofort eine App kaufen? Nein. Es gibt noch kein verabschiedetes Gesetz, und die Übergangsfristen sollen erst ab Inkrafttreten laufen. Kläre zuerst deine Abläufe.

Fazit

Ob die elektronische Zeiterfassung genau so kommt wie im Entwurf, steht noch nicht fest. Sicher ist, dass die Richtung klar ist: Arbeitszeiten müssen nachvollziehbar erfasst werden. Politik und Gesetzgebung kannst du nicht steuern, deinen Betrieb schon. Wer jetzt seine Abläufe aufschreibt und eine saubere Datenquelle schafft, ist auf jede Fassung des Gesetzes vorbereitet. Mehr zum Thema Dokumentationspflichten findest du im Beitrag zur Bürokratie im Handwerk.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.