Schlussrechnung im Handwerk: So schreibst du sie prüffähig und bekommst dein Geld schneller

Die Arbeit ist fertig, der Kunde ist zufrieden, und trotzdem liegt die Schlussrechnung noch eine Woche auf dem Schreibtisch. Dort bleibt dein Geld hängen. Eine Schlussrechnung ist erst dann ein Zahlungsauslöser, wenn sie prüffähig ist und beim Kunden ankommt. Hier siehst du, was hineingehört und wie du sie in fünf Tagen nach Abnahme rausschickst.

Warum die Schlussrechnung so oft liegen bleibt

In vielen Betrieben fehlt nach der Baustelle ein klarer Ablauf. Der Monteur meldet sich nicht, das Aufmaß liegt im Auto, der Chef schreibt abends. Dann dauert es zwei Wochen, bis die Rechnung rausgeht. Jeder Tag davor ist ein Tag, an dem du Material und Löhne vorfinanzierst.

Meine Meinung: Das größte Zahlungsproblem im Handwerk ist selten der Kunde. Es ist die eigene Rechnung, die zu spät und zu ungenau kommt.

Was rechtlich an der Schlussrechnung hängt

Bei einem Bauvertrag wird die Vergütung fällig, wenn der Kunde das Werk abgenommen hat und du ihm eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast. Prüffähig heißt: eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen, die der Kunde nachvollziehen kann (Quelle: § 650g Abs. 4 BGB).

Die Rechnung gilt als prüffähig, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhebt (Quelle: § 650g Abs. 4 BGB). Wenn du nach VOB/B arbeitest, wird die Schlusszahlung nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung (Quelle: § 16 Abs. 3 VOB/B, in der Fassung 2016).

Wie sich ein Verzug des Kunden berechnet, beschreibt § 286 Abs. 3 BGB: Er kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen wurde (Quelle: § 286 Abs. 3 BGB).

Was in eine prüffähige Schlussrechnung gehört

Welche Angaben im Einzelfall nötig sind, hängt vom Vertrag ab. In der Praxis haben sich diese Punkte bewährt:

• Auftrag und Baustelle, mit Auftragsnummer und Datum der Abnahme
• Alle Leistungen in der Reihenfolge des Angebots, mit Menge, Einheit und Preis
• Nachträge und Zusatzarbeiten getrennt, mit Verweis auf die schriftliche Freigabe
• Bereits gezahlte Abschläge mit Datum und Betrag
• Offener Restbetrag, Zahlungsziel und Bankverbindung

Wie du Zusatzarbeiten schon auf der Baustelle sauber festhältst, steht im Beitrag Nachträge im Handwerk. Wie du Abschläge rechtzeitig stellst, zeigt der Beitrag Abschlagsrechnung im Handwerk.

Was die späte Rechnung dich kostet

Rechne einmal nach: Ein Bad mit 18.000 Euro Auftragswert, das zehn Tage später abgerechnet wird, bindet dieses Geld zehn Tage länger in deinem Betrieb. Bei zehn solchen Aufträgen im Monat sind das rund 180.000 Euro, die dir zusätzlich über Wochen fehlen. Das ist ein Rechenbeispiel, keine Aussage über einen echten Betrieb.

Dazu kommt der Faktor Kunde. Je weiter die Abnahme zurückliegt, desto schwerer erinnert er sich an Absprachen. Eine Rechnung, die kurz nach dem Abschluss kommt, wird schneller geprüft und seltener hinterfragt. Wie du deine Liquidität über mehrere Wochen im Blick behältst, zeigt der Beitrag Liquiditätsplanung im Handwerk.

Der Fünf-Tage-Ablauf nach der Abnahme

Ein fester Ablauf bringt mehr als jede Software. Er braucht eine Person, die ihn verantwortet, und eine Checkliste.

Tag 1: Das Abnahmeprotokoll liegt im Büro. Wie du es absicherst, steht im Beitrag Abnahmeprotokoll im Handwerk. Tag 2: Aufmaß und Stunden sind abgeglichen. Tag 3: Die Rechnung ist geschrieben und geprüft. Tag 4: Sie ist raus, mit Zahlungsziel. Tag 5: Der Eingang ist im Kalender, falls nicht gezahlt wird.

Wenn trotzdem nicht gezahlt wird, hilft der Ablauf aus dem Beitrag Mahnwesen im Handwerk.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein SHK-Betrieb mit 12 Mitarbeitern baut ein Bad um. Die Abnahme ist am Freitag, die Schlussrechnung geht nach zehn Tagen raus, weil die Stunden fehlen. Der Kunde hat bei zwei Nachträgen keine Freigabe mehr im Kopf und bittet um Klärung. Daraus werden drei Wochen. Das ist ein typisches Beispiel, kein echter Kundenfall.

Mit einem festen Ablauf hätte die Rechnung am Mittwoch nach der Abnahme vorgelegen, und die Nachträge wären mit schriftlicher Freigabe angehängt gewesen.

Was du jetzt tun solltest

1. Verantwortung festlegen. Eine Person im Büro ist für Schlussrechnungen zuständig, mit einer Vertretung.
2. Checkliste anlegen. Schreib die fünf Punkte oben auf eine Seite und häng sie ans Büro.
3. Daten am Baustellenende sammeln. Der Monteur gibt am Abnahmetag Aufmaß, Stunden, Material und Nachträge ab, nicht später.
4. Offene Schlussrechnungen auflisten. Schau heute, welche Aufträge fertig sind und noch keine Rechnung haben.
5. Frist im Kalender. Trage zu jeder Rechnung das Zahlungsziel ein und einen Termin zum Nachfassen.

Häufige Fragen

Wann ist meine Schlussrechnung prüffähig? Wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält, die der Kunde nachvollziehen kann. Im Streitfall entscheidet der Einzelfall.

Wie lange hat der Kunde Zeit zu zahlen? Das hängt vom Vertrag ab. Nach VOB/B ist die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig. Ohne VOB gilt das gesetzliche Verzugsrecht.

Kann ich auch ohne Abnahme eine Schlussrechnung stellen? Die Fälligkeit hängt beim Bauvertrag grundsätzlich an der Abnahme. Ausnahmen gibt es im Gesetz. Lass solche Fälle im Einzelfall rechtlich prüfen.

Fazit

Eine Schlussrechnung ist kein Büro-Nebenjob, sondern der Moment, in dem deine Arbeit zu Geld wird. Mit fester Zuständigkeit, einer Checkliste und fünf Tagen Ziel schaffst du Planbarkeit, die keine Förderung und kein Gesetz ersetzt. Erst der Ablauf, dann die Software, die ihn unterstützt.

Quellen und Hinweis

Quellen: § 650g BGB, § 286 BGB und § 16 VOB/B.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.