Mahnwesen im Handwerk: So kommst du schneller an dein Geld

Du hast die Arbeit gemacht, das Material vorgestreckt und die Rechnung geschrieben – und dann wartest du. Ein sauberes Mahnwesen im Handwerk entscheidet darüber, ob offene Rechnungen nach vier Wochen bezahlt sind oder dich monatelang Liquidität und Nerven kosten. Hier erfährst du, was das Gesetz dir an die Hand gibt und wie du daraus einen festen Ablauf machst, der ohne dich läuft.

Warum offene Rechnungen ein Strukturproblem sind

In vielen Betrieben passiert das Mahnen nebenbei: Der Inhaber erinnert sich abends an eine Rechnung, schreibt eine E-Mail oder ruft an, wenn es gerade passt. Das Ergebnis: Mal wird nach 14 Tagen gemahnt, mal nach acht Wochen. Kunden merken das und stellen sich darauf ein.

Das Problem ist selten der einzelne Kunde. Es ist der fehlende Ablauf. Wenn niemand dafür zuständig ist und es keine festen Fristen gibt, wird gemahnt, wenn Zeit ist, und die ist selten da.

Meine Meinung aus der eigenen Praxis: Geld, das du verdient hast, aber nicht auf dem Konto hast, finanziert deinen Kunden. Das solltest du bewusst entscheiden und nicht aus Bequemlichkeit.

Was das Gesetz dir an die Hand gibt

Laut § 286 Absatz 3 BGB kommt ein Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn du in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hast. Dieser Hinweis gehört deshalb in jede Rechnung an Privatkunden.

Mit dem Verzug kannst du Verzugszinsen verlangen. Nach den Angaben der Handwerkskammer Dresden liegen sie im Geschäftsverkehr bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ist ein Verbraucher beteiligt, sind es 5 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 laut Bundesbank 1,52 Prozent. Rechnerisch ergeben sich daraus 10,52 Prozent im Geschäftsverkehr und 6,52 Prozent bei Verbrauchern, jeweils pro Jahr.

Du kannst außerdem ein konkretes Zahlungsziel auf die Rechnung schreiben, zum Beispiel „zahlbar bis 14 Tage nach Rechnungsdatum“. Ist eine Zahlungsfrist nach dem Kalender bestimmt, kann der Verzug auch ohne Mahnung eintreten. Ob das bei deinem Fall zutrifft, klärst du im Zweifel mit deinem Anwalt.

Das Mahnwesen als fester Ablauf in vier Stufen

Ein gutes Mahnwesen ist langweilig, und genau das macht es wirksam. Es besteht aus wenigen Stufen, die immer gleich laufen:

• Stufe 1: Zahlungserinnerung. Wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels, freundlich und kurz. Häufig ist es einfach vergessen worden.
• Stufe 2: Erste Mahnung. Mit neuer, klarer Frist und dem Hinweis auf Verzugszinsen.
• Stufe 3: Zweite Mahnung. Mit letzter Frist und der Ankündigung der nächsten Schritte.
• Stufe 4: Übergabe. Entweder an einen Anwalt oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Hier entscheidest du bewusst, ob sich der Aufwand lohnt.

Die genauen Abstände legst du selbst fest, etwa 7, 14 und 21 Tage. Wichtig ist, dass du sie schriftlich festhältst und konsequent anwendest. Dann ist das Mahnen keine Stimmungsfrage mehr.

Vorbeugen ist besser als Mahnen

Die meisten Zahlungsprobleme entstehen vor der Rechnung. Diese Punkte helfen dir, dass es erst gar nicht so weit kommt:

• Schreibe Rechnungen zeitnah, am besten am Tag der Abnahme. Jede Woche Verzögerung verschiebt dein Geld.
• Vereinbare bei größeren Aufträgen Abschlagszahlungen und halte sie im Angebot fest.
• Setze ein klares Zahlungsziel auf jede Rechnung, nicht nur „sofort fällig“.
• Sorge dafür, dass die Rechnung vollständig und nachvollziehbar ist. Eine unklare Rechnung ist der häufigste Grund für Rückfragen und Verzögerungen.

Auch die E-Rechnungspflicht ab 2027 spielt hier hinein: Wer Rechnungen sauber digital erzeugt, verschickt und nachverfolgt, hat die offenen Posten jederzeit im Blick.

Was du jetzt tun solltest

1. Offene Posten sichten. Erstelle eine Liste aller unbezahlten Rechnungen mit Datum, Betrag und Kunde. Sortiere nach Alter.
2. Zuständigkeit festlegen. Bestimme eine Person im Büro, die das Mahnwesen verantwortet, und lege fest, wer bei Rückfragen entscheidet.
3. Vorlagen anlegen. Erstelle drei Textvorlagen für Erinnerung, erste und zweite Mahnung. Prüfe sie einmal mit deinem Steuerberater oder Anwalt.
4. Rechnungsvorlage ergänzen. Nimm Zahlungsziel und den Hinweis auf die Verzugsfolgen für Verbraucher auf.
5. Wöchentlichen Termin setzen. Einmal pro Woche 20 Minuten, offene Posten durchgehen, nächste Stufe auslösen. Das ist alles.

Das schafft Struktur, bevor du über Software nachdenkst. Wenn der Ablauf steht, kann ihn deine Handwerkersoftware später automatisch abbilden. Andersherum funktioniert es nicht: Eine Software automatisiert nur, was du vorher klar definiert hast. Mehr dazu findest du im Beitrag über Bürokratie im Handwerk.

Häufige Fragen

Ab wann darf ich im Handwerk Verzugszinsen verlangen? Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung. Mit einer Mahnung oder einem kalendermäßig bestimmten Zahlungsziel kann der Verzug auch früher eintreten.

Wie hoch sind die Verzugszinsen aktuell? Im Geschäftsverkehr 9 Prozentpunkte, bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent (Stand: Juli 2026) sind das 10,52 beziehungsweise 6,52 Prozent pro Jahr.

Muss ich jede Mahnung per Einschreiben schicken? Nein, nicht grundsätzlich. Wichtig ist, dass du später nachweisen kannst, dass die Mahnung zugegangen ist. Wie du das am besten dokumentierst, klärst du mit deinem Anwalt.

Fazit

Ein Mahnwesen ist kein Misstrauen gegenüber deinen Kunden, sondern ein Teil sauberer Betriebsführung. Mit festen Fristen, klaren Vorlagen und einer verantwortlichen Person bekommst du dein Geld schneller und ohne Streit. Fang diese Woche an: Liste der offenen Posten, drei Vorlagen, ein fester Termin.

Quellen: Handwerkskammer Dresden: Gesetzliche Verzugszinsen, Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz zum 1. Juli 2026 und § 286 BGB (Gesetzestext).

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.