Resturlaub im Handwerk: Was du vor dem Jahresende tun musst

Im Herbst fragt sich in vielen Betrieben der Büroleiter, wer noch wie viele Urlaubstage offen hat. Beim Thema Resturlaub im Handwerk geht es aber um mehr als Planung: Wenn du deine Mitarbeiter nicht rechtzeitig und konkret auf ihren Urlaub hinweist, kann der Anspruch nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts auch über Jahre bestehen bleiben. Das wird teuer, wenn jemand kündigt und die offenen Tage ausgezahlt werden müssen.

Warum Resturlaub für Inhaber ein Risiko ist

Der Grundsatz im Bundesurlaubsgesetz ist einfach: Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, und dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Das Problem entsteht an anderer Stelle. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf der gesetzliche Urlaub nur verfallen, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. In einer Entscheidung vom 20. Dezember 2022 (Aktenzeichen 9 AZR 266/20) betont das Gericht, dass auch die Verjährung erst beginnt, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkung nachgekommen ist.

Heißt: Wer nur im Arbeitsvertrag auf Urlaubsregeln verweist oder am Jahresende am Schwarzen Brett aushängt, dass Urlaub verfällt, ist unter Umständen nicht auf der sicheren Seite.

Was das Bundesarbeitsgericht von dir verlangt

Aus der Rechtsprechung lässt sich ableiten, dass du als Arbeitgeber konkret handeln solltest. Das Handwerksblatt fasst die Anforderungen in einem aktuellen Beitrag praxisnah zusammen. Im Kern geht es um vier Dinge:

• Du informierst jeden Mitarbeiter über seinen konkreten Urlaubsanspruch, also mit der Zahl der noch offenen Tage.
• Du forderst ihn ausdrücklich auf, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
• Du weist klar darauf hin, dass der Urlaub am Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraums verfallen kann.
• Du dokumentierst das nachvollziehbar.

In einer weiteren Entscheidung vom 31. Januar 2023 (9 AZR 456/20) hat das Bundesarbeitsgericht für den Fall einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses festgehalten: Wer diese Pflichten nicht erfüllt, bei dem kann nicht genommener gesetzlicher Urlaub aus mehreren Jahren weder verfallen noch verjähren und ist am Ende abzugelten.

Meine Meinung: Das ist für kleine Betriebe eine unnötige Last, weil es im Tagesgeschäft schnell untergeht. Aber du kannst die Regel nicht ändern, du kannst nur dafür sorgen, dass sie in deinem Betrieb nicht untergeht.

Warum das gerade im Handwerk schiefgeht

Im SHK-Betrieb verschiebt sich Urlaub gerne. In der Heizungssaison fehlt die Zeit, im Winter will keiner weg, und im Herbst steht plötzlich eine Liste mit offenen Tagen im Raum. Typische Auslöser für Ärger sind:

• Niemand führt eine saubere Übersicht über genommene und offene Urlaubstage.
• Die Urlaubsplanung läuft über Zuruf und Chatnachrichten.
• Die Hinweise auf den Verfall werden einmal mündlich gegeben und nirgends festgehalten.
• Bei einer Kündigung sind plötzlich 20 offene Tage offen, und keiner kann belegen, dass ordentlich informiert wurde.

Ein typisches Beispiel: Ein SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern stellt bei einer Kündigung im Januar fest, dass ein Monteur aus den letzten Jahren noch mehrere Wochen Resturlaub auf dem Konto hat. Ein Nachweis über Hinweise gibt es nicht. Die Folge ist eine Diskussion über Auszahlung, die sich mit einem einfachen Standardprozess vermeiden ließe.

Der Standardprozess: einmal einrichten, jedes Jahr nutzen

Du brauchst keine Software dafür, aber eine feste Routine. Bewährt hat sich ein Dreischritt im Jahr: Im Januar die Urlaubsübersicht mit Anspruch und Planung, im Sommer eine Zwischenabfrage und im Herbst die schriftliche Aufforderung mit Verfallhinweis. Jede Nachricht legst du in der Personalakte ab.

Passt gut zu einer sauberen Einsatzplanung: Wer seine Montagen langfristig plant, findet auch Platz für Urlaub. Mehr dazu im Beitrag zur Einsatzplanung im Handwerk.

Was in die schriftliche Mitteilung gehört

Die Mitteilung muss nicht kompliziert sein, aber sie sollte konkret auf den einzelnen Mitarbeiter bezogen sein. Ein bewährter Aufbau in vier Sätzen: Du hast noch X Urlaubstage aus dem laufenden Jahr offen. Bitte nimm sie rechtzeitig, damit wir die Montagen planen können. Wenn du den Urlaub nicht nimmst, kann er am Jahresende verfallen. Sprich mich bei Fragen jederzeit an.

Verschicke die Mitteilung so, dass du später belegen kannst, dass sie angekommen ist, zum Beispiel per E-Mail mit Lesebestätigung oder als Ausdruck mit Unterschrift. Das Handwerksblatt stellt dazu auch eine Mustervorlage bereit. Ob der Wortlaut in deinem Betrieb passt, klärst du im Zweifel mit deiner Handwerkskammer oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Was du jetzt tun solltest

1. Urlaubsstand pro Mitarbeiter ermitteln. Prüfe für jeden, wie viele Tage genommen und wie viele offen sind. Beachte, dass vertraglicher oder tariflicher Mehrurlaub eigene Regeln haben kann.
2. Schriftliche Mitteilung verschicken. Nenne darin die konkreten offenen Tage, fordere ihn auf, den Urlaub zu nehmen, und weise auf den Verfall hin.
3. Urlaubstermine festlegen. Sprich mit jedem, der viel offen hat, konkrete Termine ab, damit die Montageplanung funktioniert.
4. Nachweis ablegen. Speichere die Mitteilung und eine Empfangsbestätigung in der Personalakte.
5. Routine für das nächste Jahr anlegen. Trage dir im Kalender die drei Termine ein: Januar, Sommer, Herbst.

Häufige Fragen

Verfällt Urlaub automatisch zum 31. Dezember? Nicht automatisch. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann gesetzlicher Urlaub nur verfallen, wenn der Arbeitgeber vorher konkret informiert und aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen.

Reicht ein Hinweis im Arbeitsvertrag? Ein allgemeiner Hinweis im Vertrag reicht nach dem Handwerksblatt nicht aus. Die Mitteilung muss konkret auf den einzelnen Mitarbeiter und seinen Stand bezogen sein.

Gilt das auch für den Mehrurlaub aus dem Tarifvertrag? Das hängt vom Tarif- oder Arbeitsvertrag ab. Die strengen Regeln gelten vor allem für den gesetzlichen Mindesturlaub. Lass die Details im Zweifel von deiner Handwerkskammer oder einem Fachanwalt klären.

Fazit

Resturlaub ist kein Randthema, sondern ein Risiko, das sich mit einer festen Routine fast vollständig vermeiden lässt. Du brauchst eine saubere Übersicht, eine konkrete schriftliche Mitteilung und einen Ablageort. Dann bleibt der Herbst entspannt, und bei einer Kündigung gibt es keine bösen Überraschungen. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der reagiert, und einem mit Struktur.

Quellen: Bundesarbeitsgericht: Urteil 9 AZR 266/20 vom 20. Dezember 2022, Handwerksblatt: Resturlaub vor Jahresende, Handlungsbedarf für Unternehmen.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.