Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Handwerk: Der 90-Tage-Plan für SHK-Betriebe

Du hast endlich einen neuen Monteur gefunden, und dann geht es los: Am ersten Tag fehlt der Schlüssel, der Kollege ist auf einer anderen Baustelle, und der Neue steht daneben und schaut zu. Nach ein paar Wochen ist die Stimmung schlecht, und im schlimmsten Fall kündigt er in der Probezeit. Eine geplante Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Handwerk verhindert genau das. Sie kostet vorher etwas Zeit und spart dir hinterher deutlich mehr.

Warum die Einarbeitung im Handwerk so oft schiefgeht

Der Personalmarkt ist eng. Laut einer Konjunkturumfrage des Verbands Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe, über die SHK-TV berichtet (Stand: September 2026), bewerten 68 Prozent der Betriebe ihre Lage als gut oder sehr gut, doch der Fachkräftemangel bleibt groß. Wer eine Stelle besetzt hat, will den Neuen sofort einsetzen, weil die Aufträge drücken.

Genau das ist der Fehler. Ohne Plan passiert in der Praxis Folgendes:

• Der Neue lernt nur, was der Kollege im Auto gerade erzählt, und jeder Kollege erzählt etwas anderes.
• Niemand ist zuständig, also fragt er nicht, und Fehler fallen erst auf der Baustelle auf.
• Der Chef wird zur Notlösung für jede Frage, und das Tagesgeschäft bleibt liegen.

Das ist kein Personalproblem, sondern ein Strukturproblem. Wer keinen festen Ablauf hat, muss die Einarbeitung jedes Mal neu erfinden.

Der 90-Tage-Plan: So läuft eine gute Einarbeitung

Ein Plan muss nicht dick sein. Er braucht klare Abschnitte und für jeden Abschnitt ein Ziel. Ein bewährtes Gerüst, das ich aus meiner eigenen Erfahrung im SHK-Handwerk kenne, sind vier Phasen.

Vor dem ersten Tag. Alles ist bereit: Arbeitskleidung, Werkzeug, Fahrzeugzuordnung, Zugänge zur Software, ein Ansprechpartner. Der Neue bekommt vorab eine kurze Nachricht mit Uhrzeit, Treffpunkt und Ablauf des ersten Tages.

Woche 1: Ankommen. Betrieb kennenlernen, Kollegen vorstellen, Regeln erklären: Wie meldest du dich krank? Wie läuft die Zeiterfassung? Wie werden Berichte geschrieben? Der Neue begleitet einen festen Paten und arbeitet mit, statt nur zuzusehen.

Tag 8 bis 30: Mitarbeiten. Er übernimmt klar abgegrenzte Aufgaben, zum Beispiel Vorinstallationen oder Wartungen nach Checkliste. Der Pate gibt Feedback am selben Tag, nicht erst am Monatsende.

Tag 31 bis 60: Selbstständiger werden. Kleinere Aufträge laufen mit weniger Begleitung. Jetzt lernt er auch das Drumherum: Material bestellen, Übergaben ans Büro, Kundenkommunikation.

Tag 61 bis 90: Verantwortung übernehmen. Er arbeitet eigenständig auf Baustellen, die zu seinem Können passen. Am Ende steht ein ehrliches Gespräch: Was läuft gut, was fehlt noch, wie geht es weiter?

Die drei Bausteine, die den Unterschied machen

Ein fester Pate. Ein erfahrener Kollege, der die Einarbeitung als Aufgabe hat und dafür Zeit bekommt. Wenn du ihm die Verantwortung gibst, aber keine Zeit, wird daraus ein Nebenher-Projekt.

Eine Checkliste pro Phase. Sie hält fest, was der Neue in welcher Phase können soll. Abgehakt wird gemeinsam. So siehst du nach vier Wochen, wo jemand steht, ohne raten zu müssen.

Kurze Feedback-Gespräche. Zehn Minuten am Ende der ersten Woche, dann nach dem ersten Monat, dann nach dem zweiten und dritten. Mit drei Fragen: Was läuft gut? Was ist unklar? Was brauchst du von mir? Wer solche Gespräche früh führt, erfährt Probleme, bevor sie zur Kündigung werden.

Für ein typisches Beispiel: Ein SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern legt für Monteure eine einseitige Checkliste an und benennt zwei Paten. Der Chef sitzt nach vier Wochen nicht mehr in jeder Rückfrage, weil die Antworten in der Checkliste stehen und die Paten sie kennen.

Meine Meinung: Eine gute Einarbeitung ist die günstigste Personalmaßnahme im Betrieb. Anzeigen und Prämien kosten Geld, und trotzdem gehen Leute, wenn die ersten Wochen chaotisch waren. Viele Betriebe investieren in die Suche und sparen bei der Einarbeitung, obwohl der Hebel dort größer ist.

Erst der Ablauf, dann die Software

Am Ende kommt es auf die Reihenfolge an. Viele Inhaber wollen zuerst ein Einarbeitungs-Tool kaufen. Aber ein Werkzeug macht aus einem unklaren Ablauf keinen klaren. Erst die Checkliste, den Paten und die Gespräche festlegen, dann kann Software helfen, etwa durch digitale Checklisten oder automatische Erinnerungen an die Feedback-Termine. Wie Übergaben zwischen Büro, Lager und Baustelle sauber laufen, beschreiben wir im Beitrag zu den Übergaben im Handwerk. Und wie du den Betrieb insgesamt so aufstellst, dass er auch ohne dich läuft, steht im Beitrag Dein Betrieb läuft auch ohne dich.

Was du jetzt tun solltest

1. Onboarding-Paket vorbereiten. Erstelle eine Liste mit allem, was am ersten Tag bereitliegen muss: Kleidung, Werkzeug, Fahrzeug, Zugänge, Ansprechpartner.
2. Paten festlegen. Benenne pro Neuem einen erfahrenen Kollegen und plane dessen Zeit im Einsatzplan ein.
3. Vier Phasen mit Zielen aufschreiben. Halte fest, was der Neue nach Woche 1, nach 30, 60 und 90 Tagen können soll. Eine Seite genügt.
4. Feedback-Termine in den Kalender legen. Trag die Gespräche direkt am ersten Tag ein, damit sie nicht im Tagesgeschäft untergehen.
5. Nach 90 Tagen auswerten. Frag den Neuen und den Paten, was gefehlt hat, und verbessere den Plan für den nächsten.

Häufige Fragen

Wie lange sollte die Einarbeitung dauern? Das hängt von Erfahrung und Aufgaben ab. Ein 90-Tage-Plan ist ein guter Rahmen, den du für erfahrene Kräfte kürzen und für Berufseinsteiger verlängern kannst.

Muss der Chef die Einarbeitung selbst machen? Nein, und er sollte es auch nicht. Der Chef legt den Rahmen fest und führt die Feedback-Gespräche. Die tägliche Anleitung übernimmt ein Pate.

Brauche ich dafür eine Software? Nicht am Anfang. Eine Checkliste auf Papier oder in einer einfachen Datei reicht. Software lohnt sich erst, wenn der Ablauf steht und du ihn mehrfach nutzt.

Fazit

Eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Handwerk kostet dich zu Beginn ein paar Stunden Vorbereitung und spart dir danach viel Ärger. Der 90-Tage-Plan mit Paten, Checkliste und Feedback-Gesprächen gibt Neuen Sicherheit und dir einen klaren Überblick. Wer seine Leute gut startet, hält sie eher im Betrieb. Fachkräftemangel und Politik kannst du nicht ändern, deine ersten 90 Tage schon.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.