Jahresplanung im Handwerk: So planst du 2027, bevor der Jahresendspurt dich einholt

Im Oktober ist die beste Zeit, dein Jahr 2027 zu planen. Danach kommen Jahresendspurt, Urlaube und Inventur, und die Planung bleibt wieder liegen. Dabei entscheidet sie darüber, ob du 2027 getrieben wirst oder steuerst. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du in einem halben Tag eine Jahresplanung machst, die im Alltag wirklich trägt.

Warum die meisten Jahresplanungen scheitern

Viele Inhaber planen im Kopf. Eine Zahl für den Umsatz, ein Gefühl für die Auslastung, ein vager Plan für Investitionen. Im Frühjahr kommt der erste Großauftrag, und der Plan ist vergessen.

Das Problem ist selten der Wille. Es fehlt ein fester Termin, ein einfaches Format und jemand, der nachfragt. Wenn du alles allein trägst, wird die Planung zum Projekt neben dem Tagesgeschäft, und das verliert immer.

Die vier Blöcke einer brauchbaren Jahresplanung

Eine Jahresplanung muss nicht zwanzig Seiten haben. Vier Blöcke reichen für die meisten SHK-Betriebe.

Block 1: Zahlen. Wie viel Umsatz und welchen Deckungsbeitrag willst du erreichen? Rechne rückwärts von dem, was du verdienen willst, und nicht vorwärts vom letzten Jahr. Nimm dazu deine Nachkalkulation und deinen echten Stundensatz. Wie du den berechnest, steht im Beitrag Stundenverrechnungssatz berechnen im Handwerk.

Block 2: Kapazität. Wie viele verkaufbare Stunden haben deine Leute wirklich? Ziehe Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Fahrzeiten ab. Das Ergebnis ist meist kleiner als gedacht, und genau diese Zahl entscheidet, wie viele Aufträge du annehmen kannst.

Block 3: Aufträge und Wartung. Welche Aufträge sind schon sicher, und welche Wartungsverträge laufen? Plane deine Auslastung pro Quartal, damit du früh siehst, wo Lücken und Spitzen entstehen.

Block 4: Menschen und Investitionen. Wen brauchst du, was wird ersetzt, was wird angeschafft? Schreib nur auf, was du auch entscheiden kannst. Alles andere kommt auf eine Beobachtungsliste.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein SHK-Betrieb mit 12 Mitarbeitern plant jedes Jahr mit dem Umsatz des Vorjahres plus ein paar Prozent. Im Sommer fällt auf, dass zwei Monteure im selben Zeitraum Urlaub haben und ein Großauftrag nicht besetzt werden kann. Der Auftrag geht an einen Wettbewerber.

Hätte der Inhaber im Oktober die Kapazität pro Quartal aufgeschrieben und die Urlaubswünsche abgefragt, wäre die Lücke früh sichtbar gewesen. Das ist ein typisches Beispiel dafür, dass Planung kein Zahlenspiel ist, sondern eine Frage der Reihenfolge: erst Stunden, dann Aufträge, dann Zusagen an Kunden.

Drei Stolpersteine, die du vermeiden kannst

Der erste Stolperstein ist ein zu hohes Ziel ohne Kapazität. Wer zehn Prozent mehr Umsatz plant, aber keine zusätzlichen Stunden hat, plant Überstunden. Rechne deshalb immer zuerst die Stunden und dann den Umsatz.

Der zweite ist die fehlende Zuständigkeit. Ein Ziel ohne Namen hat keinen Besitzer. Schreib hinter jedes Ziel eine Person und ein Datum, sonst bleibt es ein Wunsch.

Der dritte ist der Plan, der nur im Kopf des Chefs existiert. Sobald du krank bist oder auf der Baustelle stehst, kann niemand danach handeln. Eine Seite im Büro, die jeder kennt, ist mehr wert als der beste Gedanke im Auto.

Wer macht was

Plane die Jahresplanung nicht allein. Hol deine Bauleitung, dein Büro und einen Vorarbeiter an den Tisch. Jeder bringt seine Sicht mit: Das Büro kennt die offenen Angebote, die Bauleitung die Termine, der Vorarbeiter die Belastung der Leute.

Halte das Ergebnis auf einer Seite fest. Wer macht was bis wann, und wann schauen wir wieder drauf? Wenn du wöchentlich 30 Minuten dafür hast, gehört der Plan in deine Wochenbesprechung. Ohne diesen Rhythmus bleibt auch die beste Planung Papier.

Was du jetzt tun solltest

1. Einen Termin setzen. Blocke einen halben Tag in den nächsten zwei Wochen, am besten außerhalb der Baustelle.
2. Drei Zahlen sammeln. Umsatz, Deckungsbeitrag und verkaufbare Stunden des laufenden Jahres. Mehr brauchst du für den Start nicht.
3. Urlaub abfragen. Frag alle Mitarbeiter nach ihren Urlaubswünschen für das erste Halbjahr 2027, bevor die ersten Aufträge feststehen.
4. Ein Ziel pro Block festlegen. Pro Block genau ein Ziel mit Zahl und Datum, nicht zehn.
5. Monatlichen Check eintragen. 30 Minuten pro Monat, in denen du Plan und Ist vergleichst und eine Sache anpasst.

Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Jahresplanung sein? Eine Seite pro Block reicht. Wenn du sie nicht in zehn Minuten erklären kannst, ist sie zu lang.

Was ist, wenn sich die Lage während des Jahres ändert? Dann passt du an. Eine Jahresplanung ist ein Kompass und kein Vertrag. Der monatliche Check gibt dir den Anlass dazu.

Muss ich dafür Software kaufen? Nein. Eine einfache Tabelle reicht für den Start. Software hilft erst, wenn dein Ablauf steht und du weißt, was sie leisten soll.

Fazit

Eine gute Jahresplanung braucht keinen Berater und kein Programm, sondern einen Termin, vier Blöcke und einen monatlichen Check. Wer im Oktober plant, startet im Januar mit Klarheit und muss nicht im Februar feststellen, dass Urlaub, Aufträge und Kapazität nicht zusammenpassen. Die Planung kostet dich einen halben Tag, spart dir aber viele spontane Entscheidungen im laufenden Jahr. Erst Struktur und Prozesse, dann Software und KI: Die Planung ist der erste Schritt.