Einkauf im Handwerk: So holst du über Konditionen und Abläufe Marge zurück

Im Einkauf liegt bei vielen SHK-Betrieben mehr Geld als im Verkauf. Material, Kleinteile und Geräte machen einen großen Teil deiner Kosten aus, und trotzdem wird der Einkauf oft nebenbei erledigt. Wer hier Struktur schafft, verbessert seine Marge, ohne einen einzigen Preis beim Kunden anzuheben.

Warum der Einkauf im Handwerk selten sauber läuft

Der Einkauf ist in den meisten Betrieben nicht klar zugeordnet. Der Chef bestellt, der Monteur holt etwas beim Großhandel, die Bürokraft ordert nach. Jeder bestellt bei dem, der ihm gerade einfällt, und niemand hat den Überblick über Preise und Konditionen.

Das Ergebnis kennst du: Du zahlst für dasselbe Teil an drei Stellen drei verschiedene Preise. Rabatte, die du einmal ausgehandelt hast, laufen unbemerkt aus. Und Rechnungen werden bezahlt, ohne dass jemand prüft, ob der vereinbarte Preis darauf steht.

Das ist keine Schuld einzelner Mitarbeiter. Es fehlt eine feste Regel, wer was wann bestellt.

Die drei Stellschrauben im Einkauf

Du musst nicht alles auf einmal ändern. Drei Hebel reichen für den Anfang.

Weniger Lieferanten, mehr Volumen. Wer seinen Bedarf bei zwei oder drei Partnern bündelt, hat in Gesprächen über Konditionen ein besseres Argument als jemand, der überall ein bisschen kauft.

Feste Preise und Konditionen. Lass dir Rabatte, Staffeln und Zahlungsziele schriftlich bestätigen und lege sie an einer Stelle ab. Prüfe regelmäßig, ob die Rechnungen dazu passen.

Bestellungen vor dem Auftrag. Material, das du kennst, bestellst du, bevor der Monteur losfährt. Dann entfallen Sofortkäufe zum Tagespreis und Zweitanfahrten.

Eine Beispielrechnung

Ein typischer SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern kauft im Jahr Material in einer sechsstelligen Größenordnung ein. Das ist ein Beispiel, die Zahl hängt stark von deinem Geschäft ab.

Angenommen, du kaufst für 400.000 Euro Material im Jahr ein. Gelingt es dir, durch gebündelte Bestellungen, bessere Konditionen oder weniger Sofortkäufe nur zwei Prozent zu sparen, sind das 8.000 Euro im Jahr. Das ist kein Versprechen, sondern eine Rechenhilfe, damit du siehst, wie schnell kleine Prozente größere Beträge werden.

Dazu kommt die Zeit. Jede Sonderfahrt zum Großhandel bindet einen Monteur, den du anderswo bezahlst und der auf der Baustelle fehlt.

So bringst du Ordnung in den Einkauf

Fang nicht mit Software an. Fang mit einer einfachen Frage an: Wer darf in meinem Betrieb was bestellen? Sobald das geklärt ist, kann auch ein Programm helfen. Ohne diese Klärung automatisierst du nur das Durcheinander.

Meine Erfahrung aus der eigenen Badmanufaktur: Als wir Zuständigkeiten, Bestellwege und Rechnungsprüfung festgelegt haben, wurde die Marge besser. Das war nicht das einzige, was wir verändert haben, und es ist meine Erfahrung, kein Versprechen für deinen Betrieb.

Rechnungen prüfen, bevor du zahlst

Das klingt banal, wird aber oft übersprungen. Wenn Rechnungen im Büro eintreffen und einfach durchlaufen, merkt niemand, dass ein Preis nicht zur Vereinbarung passt oder Ware doppelt berechnet wurde.

Ein einfacher Ablauf reicht. Die Rechnung wird mit dem Lieferschein und der Bestellung abgeglichen. Abweichungen gehen als Frage an den Lieferanten, sachlich und freundlich. Erst danach wird bezahlt. Das kostet pro Rechnung wenige Minuten und spart über das Jahr oft mehr, als man denkt.

Typische Fehler, die ich im Einkauf immer wieder sehe

Der Monteur kauft nach Bauchgefühl. Er nimmt mit, was er braucht oder zu brauchen glaubt, und zahlt Tagespreise. Mit einer festen Bestückungsliste für den Servicewagen und einer Bestellung vor Auftragsstart wird das die Ausnahme.

Angebote werden mit alten Preisen geschrieben. Das Angebot geht raus, der Einkaufspreis hat sich geändert, und die Marge ist weg, bevor die Arbeit beginnt. Prüfe bei größeren Positionen den aktuellen Preis, bevor du das Angebot abschickst.

Zahlungsziele werden nicht genutzt. Wer sofort zahlt, obwohl 30 Tage vereinbart sind, verschenkt Liquidität. Wer Skonto nicht nutzt, obwohl es angeboten wird, verschenkt Geld. Beides solltest du bewusst entscheiden, nicht aus Gewohnheit.

Was du jetzt tun solltest

1. Bestell-Zuständigkeit festlegen. Bestimme eine Person, die bestellt, und eine Vertretung. Alle anderen melden Bedarf.
2. Lieferanten sortieren. Liste auf, bei wem du im letzten Jahr gekauft hast, und markiere die zwei oder drei wichtigsten.
3. Konditionen einholen und ablegen. Lass dir Rabatte, Staffeln und Zahlungsziele schriftlich bestätigen.
4. Rechnungsabgleich einführen. Vergleiche jede Rechnung mit Bestellung und Lieferschein, bevor sie bezahlt wird.
5. Servicewagen und Standardteile planen. Lege fest, was im Fahrzeug liegt, und fülle es nach festem Plan auf.

Häufige Fragen

Muss ich bei einem einzigen Großhändler kaufen, um gute Konditionen zu bekommen? Nein. Bündeln bringt Verhandlungsspielraum, aber du solltest Alternativen kennen. Ein zweiter Partner gibt dir Sicherheit bei Lieferproblemen.

Wie oft sollte ich Konditionen neu verhandeln? Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich dein Einkaufsvolumen deutlich ändert.

Lohnt sich eine Einkaufssoftware? Sie kann helfen, wenn Zuständigkeiten und Abläufe klar sind. Ohne Regeln bringt sie wenig. Erst Struktur, dann Software.

Noch ein Gedanke zum Schluss dieses Abschnitts: Sprich mit deinen Lieferanten offen und fair. Gute Konditionen entstehen selten durch Druck, sondern durch Verlässlichkeit. Wer pünktlich zahlt, planbar bestellt und klar sagt, was er braucht, ist für jeden Partner ein angenehmer Kunde.

Fazit

Im Einkauf liegt Marge, die du nicht erst verdienen musst. Du holst sie dir mit klaren Zuständigkeiten, gebündelten Bestellungen und einem Rechnungsabgleich. Das ist keine große Investition, sondern eine Frage von Ordnung. Politik und Markt kannst du nicht steuern. Deinen Einkauf schon.