Kennzahlen im Handwerk: Fünf Zahlen, die du jeden Montag anschauen solltest

Die meisten Handwerksinhaber steuern ihren Betrieb nach Gefühl und Kontostand. Das funktioniert, bis der Kontostand nichts mehr erklärt. Wer Kennzahlen im Handwerk nutzt, sieht Probleme Wochen früher. Du brauchst dafür kein Controlling und keine Software, sondern fünf Zahlen, einen festen Termin und 15 Minuten. Hier siehst du, welche Zahlen das sind, wie du sie bekommst und was du daraus machst.

Warum Gefühl im Handwerk nicht mehr reicht

Ein voller Terminkalender sagt nicht, ob du Geld verdienst. Ein gutes Konto im Oktober sagt nicht, wie es im Januar aussieht. Wenn du nur auf Umsatz und Kontostand schaust, erfährst du von Problemen erst, wenn sie weh tun.

Das Problem ist selten fehlendes Wissen. Es fehlt ein fester Moment, in dem du auf dieselben Zahlen schaust. Ohne diesen Moment gehen sie im Tagesgeschäft unter, und du entscheidest nach dem lautesten Anruf.

Aus meiner Sicht als Handwerker gilt: Eine Zahl, die du nie ansiehst, ist keine Kennzahl, sondern Papier. Lieber wenige Zahlen, die du jede Woche anschaust, als zwanzig, die in einer Auswertung verstauben.

Kennzahlen im Handwerk: Die fünf Zahlen für den Montag

Such dir fünf Zahlen aus, die zu deinem Betrieb passen. Diese fünf haben sich in vielen Betrieben bewährt, weil sie aus Vertrieb, Baustelle und Geld je einen Blick geben.

1. Offene Angebote. Wie viele Angebote liegen beim Kunden, und welcher Gesamtwert steckt darin? Diese Zahl zeigt dir, ob in zwei bis drei Monaten genug Arbeit da ist. Wie du Angebote sauber nachfasst, steht im Beitrag Angebote nachfassen im Handwerk.

2. Auftragsbestand in Wochen. Wie viele Wochen Arbeit hat dein Team vor sich? Bist du bei unter vier Wochen, hast du ein Vertriebsthema. Bist du bei über zwölf, hast du ein Kapazitätsthema.

3. Offene Rechnungen. Wie viel Geld steht aus, und was davon ist überfällig? Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Das ist dein Anlass zum Handeln, nicht zum Abwarten.

4. Verkaufte Stunden gegenüber bezahlten Stunden. Wie viele der bezahlten Arbeitsstunden hast du tatsächlich in Rechnung gestellt? Diese Zahl zeigt dir Leerlauf, Fahrzeiten und Nacharbeit.

5. Kontostand plus erwartete Zahlungen der nächsten vier Wochen. Das ist deine einfache Kurzfassung der Liquidität. Für die längere Sicht hilft die Liquiditätsplanung im Handwerk.

So bekommst du die Zahlen, ohne dass es zum Projekt wird

Fang mit einer einfachen Tabelle an. Eine Zeile pro Woche, fünf Spalten, mehr nicht. Die Zahlen holst du dir aus Angebotsliste, Auftragsliste, offenen Posten und Kontoauszug.

Trag in die Tabelle ein, wer die Zahl liefert und bis wann. Das ist der wichtigste Teil. Wenn dein Büro jeden Montag um neun Uhr die fünf Zahlen bereitstellt, hast du einen Ablauf. Wenn du sie jedes Mal selbst zusammensuchst, hast du ein Hobby.

Ein typisches Beispiel (kein echter Fall): Ein SHK-Betrieb mit 18 Mitarbeitern führt eine Tabelle mit fünf Zahlen ein. Das Büro füllt sie montags aus, der Inhaber schaut zehn Minuten drauf und markiert, was rot ist. Nach einigen Wochen fällt auf, dass Angebote durchschnittlich zu spät nachgefasst werden. Der Inhaber legt einen festen Nachfasstermin fest und sieht die Wirkung in der nächsten Zahl.

Erst wenn die Tabelle läuft, lohnt sich Software. Dann ziehst du die Zahlen automatisch, statt sie abzutippen. Erst Struktur, dann Werkzeug. Wer die Zahlen von Hand beherrscht, weiß später auch, was er von einer Software verlangen muss.

Ganz wichtig: Die Zahlen sind kein Zeugnis für dein Team. Sie zeigen Abläufe, keine Schuldigen. Sprich in der Wochenbesprechung über das, was sich ändern lässt, nicht darüber, wer die rote Zahl verursacht hat. So bleibt die Runde kurz und die Zahlen bleiben willkommen.

Was du jetzt tun solltest

1. Fünf Zahlen festlegen. Nimm die fünf oben oder tausche zwei gegen Zahlen, die in deinem Betrieb wehtun.
2. Quellen klären. Schreib zu jeder Zahl auf, woher sie kommt und wer sie liefert.
3. Tabelle anlegen. Eine Zeile pro Woche, die Spalten sind die fünf Zahlen.
4. Montagstermin setzen. Leg 15 Minuten fest, am besten vor der Wochenbesprechung, und blocke ihn im Kalender.
5. Eine Entscheidung ableiten. Jede Woche ziehst du aus den Zahlen genau eine Konsequenz und notierst sie.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine Software? Nein. Für den Start genügt eine Tabelle. Software lohnt sich erst, wenn der Ablauf steht und das Abtippen nervt.

Wie viele Kennzahlen sind sinnvoll? Starte mit fünf. Wenn du sie vier Wochen lang regelmäßig anschaust, kannst du weitere ergänzen. Mehr Zahlen helfen nur, wenn du sie auch nutzt.

Wer soll die Zahlen liefern? Idealerweise das Büro, zu einem festen Termin. Du selbst schaust sie nur an und entscheidest. Sammelst du sie selbst, bleibt es nicht lange bei der Routine.

Fazit

Kennzahlen im Handwerk sind kein Controlling für Konzerne, sondern ein fester Blick auf wenige Zahlen. Mit fünf Werten, einem Montagstermin und einer klaren Zuständigkeit siehst du Engpässe früher und entscheidest ruhiger. Fang klein an und bleib dabei. Politik und Markt kannst du nicht steuern, deinen Betrieb schon.

Quellen und Hinweis

Quelle: § 286 BGB, Gesetze im Internet. Alle Angaben ohne Gewähr. Die Kennzahlen sind Beispiele aus der Praxis und keine Garantie für ein bestimmtes Ergebnis.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.