Kassenpflicht im Handwerk ab 2028: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf zur Kassenpflicht und zum digitalen Beleg beschlossen. Für dich als Inhaber heißt das: Wenn du Kunden bar bezahlen lässt, kann ab 2028 ein zertifiziertes Kassensystem Pflicht werden. Noch ist es ein Entwurf, aber du solltest jetzt wissen, ob dich die Kassenpflicht im Handwerk überhaupt trifft.

Was das Kabinett beschlossen hat

Laut Bundesfinanzministerium (Stand: September 2026) soll die Ausgabe von Papierbons ab 2028 durch die Bereitstellung digitaler Belege abgelöst werden. Gleichzeitig soll die Pflicht zu elektronischen Kassensystemen ausgeweitet werden. Neu ist außerdem ein Straftatbestand für Software, mit der Kassendaten manipuliert werden.

Der Gesetzentwurf muss noch durch Bundestag und Bundesrat. Es kann sich also im Verfahren noch etwas ändern. Das Ministerium selbst nennt als Ziel, Bürokratie abzubauen und Steuerkriminalität entgegenzutreten.

Wen die Kassenpflicht im Handwerk betrifft

Nach Angaben der IHK Köln (Stand: September 2026) gilt die Pflicht, wenn zwei Schwellen überschritten werden: Der Gesamtumsatz liegt über 100.000 Euro im Jahr und die Bareinnahmen liegen über 12.000 Euro im Jahr. Wer überwiegend per Überweisung abrechnet, bleibt trotz hohem Umsatz außen vor.

Für viele SHK-Betriebe ist das die entscheidende Frage. Die meisten Rechnungen werden überwiesen. Barzahlungen entstehen dort, wo der Kunde nach der Reparatur direkt zahlt, beim Verkauf von Ersatzteilen oder in einer Ausstellung. Der Gesetzentwurf sieht laut IHK Köln zudem eine Verordnung mit weiteren Ausnahmen vor, die Details stehen noch aus.

Was die Pflicht in der Praxis bedeutet

Ein elektronisches Kassensystem braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Das kann eine feste Kasse sein, eine mobile Lösung oder ein Cloud-System. Der Kunde bekommt den Beleg digital und kann weiterhin einen Papierbeleg verlangen.

Das ist kein Grund zur Panik, aber ein Grund zur Planung. Denn eine Kasse hängt an Abläufen: Wer kassiert auf der Baustelle? Wie kommt der Betrag in die Buchhaltung? Wer prüft abends den Kassenabschluss?

Was der ZDH kritisiert

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 23. September 2026 kritisiert, dass die im Koalitionsvertrag vereinbarte Abschaffung der Bonpflicht nicht umgesetzt wird. Stattdessen kommt eine digitale Belegpflicht. Aus Sicht des ZDH belastet das die Betriebe durch notwendige Nachrüstungen, und der Starttermin 1. Januar 2028 sei zu früh. Der Verband fordert außerdem eine bessere Abstimmung mit den Vorgaben zur E-Rechnung und realistische Kostenrechnungen. Immerhin wurde eine Ausnahme für Betriebe mit geringem Barumsatz aufgenommen.

Meine Meinung: Wer Bürokratie abbauen will, sollte nicht zwei Systeme gleichzeitig verlangen. Gerade kleine Betriebe brauchen Zeit und klare Regeln, bevor sie investieren. Beeinflussen kannst du den Gesetzgebungsprozess nicht. Deine eigenen Abläufe schon.

Typisches Beispiel aus dem SHK-Alltag

Ein SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern rechnet Heizungsmodernisierungen und Wartungen fast ausschließlich per Überweisung ab. Bar bezahlt wird nur selten, etwa bei einer kleinen Reparatur am Samstag oder beim Verkauf eines Ersatzteils an der Theke. Der Inhaber hat die Zahlen nie zusammengerechnet und merkt erst beim Blick in die Buchhaltung, dass die Bareinnahmen im Jahr kaum ins Gewicht fallen. Ein anderer Betrieb mit eigener Badausstellung kassiert dagegen regelmäßig bar und sollte genauer hinschauen.

Das Beispiel zeigt: Entscheidend ist nicht die Branche, sondern dein Zahlungsweg. Wer das einmal sauber ausgewertet hat, muss sich bei der nächsten Schlagzeile nicht neu sorgen.

Wie die Kassenpflicht mit der E-Rechnung zusammenhängt

Auch die E-Rechnung kommt in Stufen auf dich zu, wie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 beschrieben. Der ZDH fordert deshalb eine bessere Abstimmung beider Vorgaben. Für deinen Betrieb heißt das: Du solltest Rechnungsstellung, Zahlungseingang und Beleg als einen zusammenhängenden Ablauf betrachten und nicht als drei einzelne Pflichten.

Wer seine Abläufe ohnehin digital führt, hat es leichter. Wer noch mit Zetteln arbeitet, sollte den Papierkram zuerst ordnen, wie im Beitrag zu Bürokratie im Handwerk beschrieben.

Was du jetzt tun solltest

1. Barzahlungen zählen. Schau in deine Buchhaltung: Wie hoch waren deine Bareinnahmen in den letzten zwölf Monaten, und wo entstehen sie?
2. Mit dem Steuerberater klären. Frage, ob deine Zahlen über den Schwellen liegen würden und welche Ausnahmen für dich infrage kommen könnten.
3. Bargeld reduzieren. Prüfe, ob du Zahlungen per Überweisung oder Zahlungslink zur Regel machen kannst, etwa mit dem Zahlungsziel direkt auf der Rechnung.
4. Kassenablauf aufschreiben. Wenn du bar kassierst, lege fest, wer kassiert, wie der Beleg rausgeht und wie der Tagesabschluss in die Buchhaltung kommt.
5. Noch nichts kaufen. Warte, bis das Gesetz verabschiedet ist, und lass dich vor einer Investition beraten. Die Details der Ausnahmen können sich ändern.

Häufige Fragen

Gilt die Kassenpflicht schon? Nein. Das Kabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Er muss noch durch Bundestag und Bundesrat. Als Starttermin ist der 1. Januar 2028 vorgesehen.

Brauche ich eine Kasse, wenn ich nur Rechnungen schreibe? Nach den bisher bekannten Schwellen betrifft es vor allem Betriebe mit relevanten Bareinnahmen. Wer fast ausschließlich überwiesen bekommt, ist nach Angaben der IHK Köln nicht betroffen. Den Einzelfall klärt dein Steuerberater.

Muss ich dem Kunden künftig keinen Papierbon mehr geben? Geplant ist der digitale Beleg als Standard. Der Kunde kann laut IHK Köln weiterhin einen Papierbeleg verlangen.

Fazit

Die Kassenpflicht ist noch kein Gesetz, aber die Richtung ist klar. Ob sie dich trifft, hängt an einer einfachen Zahl: deinen Bareinnahmen. Wer sie kennt und seine Zahlungswege aufgeräumt hat, kann gelassen abwarten. Erst Struktur und Prozesse, dann Software: Eine Kasse löst kein Problem, das im Ablauf entsteht.

Quellen: Bundesfinanzministerium: Digitale Kassen und das Ende der Papierbons · ZDH-Pressemitteilung vom 23.09.2026 · IHK Köln: Bundesregierung beschließt Kassenpflicht

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.