IT-Ausfall im Handwerksbetrieb: Was nach der Microsoft-Störung arbeitsrechtlich gilt und wie du vorsorgst

Ende der Woche ging in vielen Büros nichts mehr: Laut Deutscher Handwerks Zeitung (dpa, 13.11.2026) gab es eine stundenlange Störung bei Microsoft, Outlook und Office liefen nicht. Für deinen Betrieb heißt ein IT-Ausfall im Handwerksbetrieb: keine Mails, keine Angebote, keine Termine aus dem Kalender. Die Frage ist nicht, ob das wieder passiert, sondern ob dein Betrieb dann weiterarbeiten kann.

Was ist passiert und warum betrifft dich das?

Die Deutsche Handwerks Zeitung berichtete am 13.11.2026 unter Berufung auf dpa von einer seit Stunden anhaltenden Panne bei Microsoft mit Ausfall von Outlook und Office. Viele Handwerksbetriebe arbeiten genau damit: Anfragen kommen per Mail, Angebote liegen in Word oder in der Cloud, der Monteursplan steht im Outlook-Kalender.

Fällt das aus, steht nicht nur das Büro. Monteure wissen morgens nicht, wo sie hin sollen. Kunden erreichen niemanden. Und wer Angebote raussenden wollte, wartet.

Das Problem ist selten die Störung selbst. Das Problem ist, dass im Betrieb niemand weiß, was in dem Fall zu tun ist.

IT-Ausfall im Handwerksbetrieb: Was arbeitsrechtlich gilt

Viele Inhaber fragen sich: Muss ich die Stunden bezahlen, wenn meine Leute wegen der IT nicht arbeiten können? Hier hilft ein Blick ins Gesetz.

§ 615 BGB regelt die Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko. Satz 3 lautet: „Die Sätze 1 und 2 gelten entsprechend in den Fällen, in denen der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt." (Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de)

Vereinfacht gesagt: Kann dein Team wegen einer Störung in deinem Betrieb nicht arbeiten, trägst in aller Regel du als Arbeitgeber dieses Risiko. Der Lohn läuft weiter, und nacharbeiten müssen die Mitarbeiter die Zeit grundsätzlich nicht.

Umgekehrt gilt laut dem DHZ-Beitrag, in dem ein Fachanwalt für Arbeitsrecht zitiert wird: Mitarbeiter müssen trotzdem arbeiten, soweit das noch möglich ist. Geht gar nichts, müssen sie bereitstehen. Für die Arbeitsmittel ist der Arbeitgeber zuständig.

Wichtig für den Alltag: Wer eine Betriebsvereinbarung oder IT-Regeln hat, muss sich daran halten. Einfach auf private Mail-Adressen oder private Chats auszuweichen, kann laut dem Beitrag gegen den Datenschutz verstoßen.

Aus meiner Sicht als Handwerker: Die Rechtslage ist nicht das eigentliche Thema. Bezahlen musst du die Zeit ohnehin. Entscheidend ist, ob dein Team in dieser Zeit sinnvoll weiterarbeiten kann.

Warum ein Ausfall so viele Betriebe lahmlegt

In vielen Betrieben ist alles an einem Ort: Mails, Kalender, Dokumente, manchmal sogar die Telefonliste. Das ist im Alltag bequem. Bei einem Ausfall fällt dann alles gleichzeitig weg.

Ein typisches Beispiel: Ein SHK-Betrieb mit 15 Mitarbeitern plant seine Monteure im Outlook-Kalender. Die Auftragsdetails stehen in Mails, die Kundennummern im Postfach. Fällt der Dienst morgens aus, ruft jeder Monteur im Büro an. Das Büro sieht selbst nichts. Zwei Stunden später sind die ersten Kunden verärgert, weil niemand kam.

Das hat nichts mit schlechter Software zu tun. Jeder Anbieter kann ausfallen. Es fehlt ein Plan B.

So sieht ein einfacher IT-Notfallplan aus

Ein Notfallplan für den Handwerksbetrieb muss nicht dick sein. Eine Seite reicht, wenn sie die richtigen Fragen beantwortet:

• Wer entscheidet? Eine Person im Büro übernimmt bei einem Ausfall und informiert alle.
• Wie erreichen wir uns? Eine aktuelle Telefonliste aller Mitarbeiter, ausgedruckt und im Fahrzeug.
• Wo sehen Monteure ihre Aufträge? Der Wochenplan liegt zusätzlich als Ausdruck oder PDF auf dem Diensthandy, nicht nur in der Cloud.
• Wie erreichen uns Kunden? Das Telefon läuft weiter, die wichtigsten Kundendaten der Woche sind offline griffbereit.
• Was ist erlaubt? Welche Ausweichkanäle dürfen genutzt werden, ohne gegen eure eigenen Regeln oder den Datenschutz zu verstoßen.

Dazu gehört eine Liste, welche Arbeit auch ohne Mail und Office geht: Aufmaß, Material richten, Fahrzeuge bestücken, Baustellen ohne Rückfragen abarbeiten. So wird aus Wartezeit Arbeitszeit.

Wie du die Telefonie so aufstellst, dass kein Anruf verloren geht, steht in Telefonorganisation im Handwerk. Was du gegen Angriffe von außen tun kannst, liest du in IT-Sicherheit im Handwerk.

Was du jetzt tun solltest

1. Den letzten Ausfall nachbesprechen. Was ging nicht? Wer hat was gemacht? Zehn Minuten in der nächsten Montagsbesprechung reichen.
2. Eine Notfall-Seite schreiben. Zuständige Person, Telefonliste, Ausweichkanäle, Liste der Arbeiten ohne IT.
3. Den Wochenplan doppelt ablegen. Zusätzlich als Ausdruck oder PDF, das auch ohne Internet aufgeht.
4. Regeln für Ausweichkanäle festlegen. Welche Kanäle sind erlaubt, welche nicht. Am besten schriftlich.
5. Einmal im Jahr üben. Einen Vormittag so tun, als wäre die IT weg. Du merkst schnell, wo es hakt.

Häufige Fragen

Muss ich Lohn zahlen, wenn wegen eines IT-Ausfalls nicht gearbeitet werden kann? In aller Regel ja. Nach § 615 Satz 3 BGB trägt der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls. Lass dir Einzelfälle von einem Fachanwalt oder deinem Verband erklären.

Dürfen meine Mitarbeiter bei einem Ausfall auf private Mail oder WhatsApp ausweichen? Nur, wenn das bei euch erlaubt und datenschutzrechtlich geklärt ist. Leg die erlaubten Ausweichkanäle vorher fest, nicht erst im Notfall.

Wie aufwendig ist ein IT-Notfallplan für einen Handwerksbetrieb? Für den Anfang reicht eine Seite. Wichtig ist, dass jeder sie kennt und dass sie auch ohne Computer greifbar ist.

Fazit

Einen IT-Ausfall im Handwerksbetrieb kannst du nicht verhindern, die Folgen aber begrenzen. Bezahlen musst du die ausgefallene Zeit in der Regel sowieso. Also sorg dafür, dass dein Team in dieser Zeit weiterarbeiten kann. Erst Struktur, dann Software: Eine Seite Notfallplan bringt mehr als jedes neue Programm.

Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.