Inventur im Handwerk: So zählst du dein Lager zum Jahresende ohne Wochenendschicht

Im Dezember fragt der Steuerberater nach dem Lagerbestand, und plötzlich steht der Chef samstags mit Klemmbrett im Keller. Das muss nicht sein. Mit einer festen Inventur-Routine zählst du dein Lager in einem halben Tag, findest Schwund und vermeidest Streit mit dem Finanzamt. Dieser Beitrag zeigt dir, wie das in einem SHK-Betrieb funktioniert.

Wer muss eine Inventur machen?

Wer Bücher führt und bilanziert, muss zum Ende des Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Das regelt § 240 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Darin erfasst du Vermögen und Schulden, also auch Material im Lager und auf den Fahrzeugen (Quelle: § 240 HGB, Stand: Oktober 2026).

Kleine Einzelkaufleute sind unter bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen von der Buchführungspflicht befreit (§ 241a HGB). Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, führt keine Bilanz. Ob und wie das bei dir gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.

Auch ohne Pflicht lohnt sich die Zählung. Du siehst, was wirklich im Lager liegt, was seit Monaten ungenutzt bleibt und wo Material verschwindet.

Welche Inventur-Arten für den Betrieb passen

Das HGB kennt mehrere Verfahren. Die einfachste ist die Stichtagsinventur: Du zählst alles zum Jahresende. Das Gesetz erlaubt in bestimmten Fällen auch eine zeitlich verlegte Inventur, bei der du den Bestand auf den Stichtag fortschreibst (§ 241 HGB). Welches Verfahren bei dir passt, besprichst du mit dem Steuerberater.

Für die meisten SHK-Betriebe reicht die einfache Zählung an einem festen Termin, weil das Lager überschaubar ist. Das größte Problem ist nicht das Zählen, sondern die Ordnung davor.

Warum die Inventur im Handwerk so oft schiefgeht

Ich sehe immer dieselben Ursachen. Material liegt in drei Räumen und zwei Fahrzeugen. Niemand ist zuständig. Die Artikelnummern im Lagerprogramm passen nicht zu dem, was im Regal liegt. Rückläufer und Restmaterial von der Baustelle landen irgendwo.

Dann wird gezählt, geschätzt und am Ende nachgebucht. Das kostet Zeit und ist am Ende trotzdem ungenau.

Meine Meinung: Eine Inventur ist ein Spiegel für deine Abläufe. Wer sie mit Fluchen erledigt, hat vorher kein System gehabt. In meiner eigenen Badmanufaktur hat uns erst die feste Ordnung im Lager entlastet, nicht das Programm. Das ist meine Erfahrung und kein Versprechen für deinen Betrieb.

Der Ablauf in vier Schritten

Vorbereiten. Lege Termin und Verantwortliche fest. Räume auf, sortiere Altbestand aus und kennzeichne Lagerplätze. Zähle nach Lagerort, nicht nach Artikelgruppe.

Zählen. Arbeite zu zweit: einer zählt, einer schreibt. Nutze nummerierte Zähllisten oder die mobile Erfassung in deiner Software. Rückläufer und defekte Ware zählst du getrennt.

Abgleichen. Vergleiche Zählung und Buchbestand. Klär Abweichungen bei den teuersten Positionen zuerst, also Armaturen, Wärmepumpen-Komponenten, Kupfer und Pumpen.

Dokumentieren. Lass die Listen unterschreiben und lege sie sauber ab. Buchhaltungsunterlagen musst du in der Regel mehrere Jahre aufbewahren. Die genaue Frist klärst du mit deinem Steuerberater.

Wie du Material schon vor der Baustelle sauber planst, zeigt der Beitrag zur Materialplanung auf der Baustelle. Und wie ein fester Bestand im Fahrzeug aussieht, steht im Beitrag zum Servicewagen im SHK-Betrieb.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein SHK-Betrieb mit 12 Mitarbeitern zählt zum ersten Mal mit System. Im Hauptlager, in der Garage und in drei Servicewagen findet das Team Material, das im Programm gar nicht vorkam, und Positionen, die laut Programm da sein müssten, aber fehlen. Das ist ein typisches Beispiel, keine Zahl aus einem konkreten Betrieb.

Das Ergebnis ist zweigeteilt: Altbestand, den jemand günstig verkaufen oder auf der nächsten Baustelle einsetzen kann, und Lücken, die zeigen, wo Material ohne Buchung abfließt. Beides kostet bares Geld, solange du es nicht siehst.

Was dir eine saubere Zählung noch bringt

Eine Zählung ist mehr als ein Zettel für den Steuerberater. Sie zeigt dir, wie viel Kapital im Lager gebunden ist. Das ist Geld, das auf deinem Konto fehlt, solange das Material im Regal liegt.

Sie zeigt dir außerdem, welche Teile du dauernd nachkaufst, obwohl sie irgendwo liegen. Wer den Bestand kennt, bestellt gezielter und fährt seltener zusätzlich zum Großhandel. Das spart Wege und Arbeitszeit, ohne dass du an den Preisen drehst.

Wie du aus den Zahlen eine Kennzahl machst: Nimm den Lagerwert zum Stichtag und vergleiche ihn mit dem Vorjahr. Steigt er deutlich, ohne dass dein Umsatz steigt, bindest du mehr Geld im Regal. Wie du ähnliche Zahlen im Blick behältst, zeigt der Beitrag zur Nachkalkulation im Handwerk.

Was du jetzt tun solltest

1. Termin setzen. Lege einen festen Inventur-Tag Anfang Januar oder Ende Dezember fest und trage ihn in den Kalender ein.
2. Verantwortlichen benennen. Ein Mitarbeiter leitet die Zählung. Er bekommt Zähllisten und eine kurze Anleitung.
3. Lager vorab aufräumen. Beschrifte Regale, räume Altbestand und Rückläufer aus und kläre, was weg kann.
4. Fahrzeuge einbeziehen. Zähle auch die Servicewagen. Nutze eine feste Bestückungsliste als Vorlage.
5. Abweichungen auswerten. Notiere die drei größten Differenzen und frage nach der Ursache. So erkennst du Schwund oder falsche Buchungen.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb eine Inventur machen? Das hängt davon ab, ob du bilanzierst. Kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung führen keine Bilanz. Prüfe es mit deinem Steuerberater.

Wann ist der beste Zeitpunkt? Zum Ende des Geschäftsjahres. In ruhigen Tagen zwischen den Jahren ist das Lager meist leichter zu zählen als mitten im Betrieb.

Zählt auch das Material im Fahrzeug? Ja. Auch Bestand im Servicewagen gehört zu deinem Material. Zähle ihn mit.

Fazit

Die Inventur ist lästig, aber sie ist auch eine Chance. Du siehst, was wirklich im Lager liegt, und findest Schwund und Altbestand. Mit festem Termin, klarer Zuständigkeit und aufgeräumtem Lager brauchst du dafür keinen Samstag. Gesetze und Steuerregeln kannst du nicht ändern. Dein Lager kannst du ordnen.

Quellen und Hinweis

Quellen: § 240 HGB, § 241 HGB und § 241a HGB, jeweils Gesetze im Internet.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte vor Entscheidungen den aktuellen Stand prüfen.